La sociedad de responsabilidad limitada en Polonia es el formato más popular para las pequeñas y medianas empresas que operan en el país.
Derecho a ejercer una actividad económica en Polonia
En conformidad con los artículos 49-55 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, cada uno de los ciudadanos de los Estados miembros de la Unión Europea tiene derecho a ejercer una actividad económica a través de una empresa fija en otro Estado miembro por un período indefinido. Actividades realizadas en el marco de esta libertad se refieren a la creación, organización y funcionamiento de una forma particular de la actividad económica.
El Código de Comercio establece una distinción entre las sociedades privadas y las sociedades de capital. Entre las sociedades de capital, la forma más popular de empresa es la sociedad de responsabilidad limitada (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, abreviatura – Sp. z o.o.).
Etapas de la creación de una sociedad de responsabilidad limitada en Polonia.
La creación de una empresa en forma de sociedad de responsabilidad limitada se compone de varias etapas (artículo 163 de la Ley de 15 de septiembre de 2000 del Código de Comercio, en lo sucesivo denominado CCo; ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, Dz.U. z 2013 poz.1030) que son las siguientes :
I. Conclusión del contrato/ escritura de sociedad limitada en forma de acta notarial.
En conformidad con el artículo 3 CCo, el contrato de la sociedad debe expresar:
- el compromiso de los socios para tratar de lograr un objetivo común
- la obligación de que los socios hagan aportaciones.
En conformidad con el artículo 157 y 158 del CCo los elementos obligatorios de un contrato incluyen:
- la denominacion de la sociedady el domicilio social,
- el objeto social,
- el importedel capital social,
- si un socio puede tener más de una acción,
- el número y valor nominal de las acciones cubiertas por los accionistas individuales,
- la duración de la sociedad, si está marcada,
- la descripción detallada del objeto de la aportación no dineraria y del socio que aporta, así como el número y el valor nominal de las aportaciones asumidas.
La falta de cualquiera de los puntos señalados anteriormente, a excepción del mencionado en el punto numero 6, invalida el contrato de sociedad, lo que resulta en fracaso de la creación de la sociedad de responsabilidad limitada en la organización. Invalidará la creación de la sociedad.
II. El pago de las aportaciones requeridas por parte de los socios al capital social de una sociedad de responsabilidad limitada.
En total el capital no puede ser inferior a 5.000 PLN.
III. El nombramiento de la Junta General, el establecimiento del Consejo de Vigilancia o la Junta de Revisión (si es requerido por la ley o el contrato de sociedad).
IV. El registro de la sociedad de responsabilidad limitada en el Registro Nacional Judicial (Krajowy Rejestr Sądowy).
El registro de la sociedad limitada en Polonia es competencia de la Junta General, la cual dispone de un plazo de seis meses para su inscripción. La solicitud de inscripción de la sociedad debe ser reportada al tribunal de registro con jurisdicción sobre el domicilio social de la empresa (artículo 164 § 1 frase. 1 CCo). La solicitud de inscripción en el registro tiene que ser firmada por todos los miembros de la Junta General. En el caso de las sociedades unipersonales, previstas en el artículo 162 § 2 CCo la prohibición de la representación por el socio único de la socidad no se aplica al tribunal de registro.
En esta etapa de la creación de la sociedad de responsabilidad limitada, también se requiere la entrega del domicilio social(artículo 166 § 1 punto. 1 CCo).
Con el fin de registrar una sociedad se debe completar un formulario oficial KRS -W3 (artículo 19 párrafo. 2 de la Ley de 20 de agosto de 1997, sobre el Registro Nacional Judicial, lo sucesivo la Ley del Registro; ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, Dz.U. z 1996 r. Nr 6, poz. 42 z późn. zm.). Aparte del formulario KRS -W3 son obligatorios los siguientes formularios:
- KRS -WK – para las personas autorizadas a representar a la sociedad,
- KRS -WM – para los datos relativos al objeto social.Según el caso, se puede adjuntar a la solicitud los siguientes formularios complementarios:
- KRS -ZA – contiene información sobre las sucursales de la empresa,
- KRS -WE – contiene información sobre los socios que tienen los participaciones que representen al menos el 10% del capital social,
- KRS -WL – utilizado para indicar el factor si es nombrado.Los formularios se pueden encontrar en la siguiente página web: https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/formularze-wnioskow-wykorzystywanych-w-krs/
Además, la solicitud de registro debe ir acompañada de:
- el contrato de la sociedad en forma de acta notarial,
- una declaración de todos los miembros de la junta que refleje que las aportaciones al capital social hayan sido pagadas en su totalidad,
- si el nombramiento de los miembros de la junta no aparece en el acta notarial, hay que acompañar la prueba del nombramiento de este órgano que detalle su composición,
- las firmas de todos los miembros de la junta en la lista de los socios con el nombre y apellido, o el nombre de la sociedad y el número y valor nominal de las aportaciones de cada uno de ellos.
En conformidad con el artículo 19 de la Ley del Registro es necesario adjuntar anexos que incluyan:
- presentado a la corte (ante un juez o empleado del tribunal autorizado) o firmas notariadas de los miembros de la junta,
- el apoderamiento otorgado – evidencia de su otorgación y la muestra de la firma de apoderado interpuesto por el tribunal o un notario.La solicitud deberá ir acompañada del comprobante de pago de las tasas judiciales y los honorarios de la ficha en el Boletín Judicial y Mercantil (Monitor Sądowy i Gospodarczy) (artículo 19 párrafo. 2 de la Ley del Registro).
En conformidad con el art. 19b de la Ley del Registro, junto con la solicitud de registro, el solicitante deberá presentar también:
- la solicitud de entrada en el REGON (CIF),
- declaración del pagador de la prima de seguros- formulario ZUS – ZPA en el sentido del sistema de seguridad social,
- solicitudde identificación, junto con la indicación del superior fiscal competente (forma NIP-2). .
Además, es necesario :
- Obtener el número CIF (REGON),
- Obtener el número de identificación fiscal (NIP),
- Abrir una cuenta bancaria parala sociedad (artículo 22 de la Ley de 2 de julio de 2004 sobre la libertad de la actividad económica; ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, Dz. U. z dnia 6 sierpnia 2004 r. Nr 173, poz. 1807 z późn. zm.),
- Aplicación del pagador en la agencia de Seguros Sociales (Zakład Ubezpieczeń Społecznych),
- El registro para el VAT/VAT – EU (IVA/IVA – EU)
Los contribuyentes del VAT (IVA) deben presentar una solicitud de registro como contribuyente del VAT (IVA) antes de que se comience la actividad de la sociedad – por lo menos 7 días antes de la primera transacción del VAT (IVA). Hay que dirigir una solicitud al formulario de inscripción VAT – R, en la Delegación de Hacienda.
Notificación de la sociedad de responsabilidad limitada como contribuyente del VAT (IVA) requiere el pago de derechos fiscales en la cantidad de 170 PLN.
En el caso del primer registro de la sociedad de responsabilidad limitada en el Registro Nacional Judicial (Krajowy Rejestr Sądowy), la solicitud de registro debe ir acompañada de la segunda copia del contrato de la sociedad y del documento original que confirme el derecho de los locales o de propiedad donde la sede social de una sociedad de responsabilidad limitada este situada.
La Junta General podrá otorgar un poder a la persona que va a representar a la sociedad durante el registro. Sin embargo, algunos documentos solo pueden ser aportados por los miembros del Consejo de Administración – todas las expresiones de conocimiento, como p.ej. la lista de los socios.
Todos los documentos presentados en el Registro Nacional Judicial (Krajowy Rejestr Sądowy) deben ser los originales o estar compulsados.
Los costes de la creación de una sociedad de responsabilidad limitada en Polonia
Los costes de la preparación del contrato de la sociedad en la forma de acta notarial dependen de la cantidad del capital social.
Por ejemplo, para la sociedad con un capital social de 5.000 PLN, el coste de la preparación del contrato de la sociedad con forma de acta notarial será 196.8 PLN (160 PLN + IVA 23 %), la base jurídica para el cálculo de este importe es el § 3 del Reglamento del Ministerio de Justicia sobre las tarifas máximas de notario de 28 junio de 2004 (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej z dnia 28 czerwca 2004 r., Dz.U. Nr 148, poz. 1564), en lo sucesivo – Reglamento sobre las tarifas máximas.
Cada página de copia del contrato de sociedad de responsabilidad limitada tiene un precio de 6 PLN ( § 12 Reglamento sobre las tarifas máximas).
Son necesarias por lo menos dos copias del contrato, una para el Registro Nacional Judicial (Krajowy Rejestr Sądowy) y otra para la Delegación de Hacienda (Urząd Skrabowy).
El impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados (Podatek od czynności cywilnoprawnych) es el 0,5% del capital social (artículo 7, párrafo 1, punto 9, en relación al artículo 6 párrafo 1 del punto 8 de la Ley de 9 de septiembre de 2000 sobre el impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych, Dz. U. z 2005 r. Nr 41, poz. 399 ze zm.) menos el coste de un contrato de sociedad de responsabilidad limitada en forma de acta notarial, inscripcion en el Registro Nacional Judicial y el anuncio en el Boletín Judicial y Mercantil (Monitor Sądowy i Gospodarczy) – la cantidad se redondeará al céntimo más cercano. Para el capital social de 5.000 PLN se abonará una cantidad de 19 PLN. Este impuesto es recaudado por el notario público en la elaboración del acta notarial.
Autenticación notarial de firmas de los miembros del Consejo de Administración, con un importe de 20 PLN por cada firma (§ 13 Reglamento sobre las tarifas máximas). Los reconocimientos de firmas deberán presentarse en el Tribunal de Registro.
Las tasas asociadas por la entrada de la empresa en el Registro Nacional Judicial (500 PLN y 100 PLN por la publicación en el Boletín Judicial y Mercantil (Monitor Sądowy i Gospodarczy).